Notas Fiscais

Descubra respostas ágeis e esclarecedoras para suas questões relacionadas a notas fiscais nesta seção. Aqui, você encontrará guias concisos e práticos para resolver suas dúvidas sobre emissão, validação, correção de erros e muito mais, tudo de maneira rápida e eficiente.

Como emitir uma nota fiscal

Neste guia, você encontra um passo a passo completo sobre como emitir uma nota fiscal de forma simples e eficiente. Desenvolvemos este guia para ajudá-lo a compreender todos os procedimentos necessários para a emissão de notas fiscais de maneira correta. Com dicas práticas e instruções claras, você poderá gerar suas notas fiscais com confiança e agilidade, garantindo assim o bom funcionamento e a legalidade das operações da sua empresa.

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Encontrando um cliente

Ao buscar e selecionar um cliente, você consegue visualizar todas as informações do cliente selecionado, como dados cadastrais, crédito em loja, endereço de entrega, entre outros dados.

Selecionando/alterando um template

Templates são padrões de configuração de tipos de NF-e/NFC-e que você cadastra apenas uma vez e pode reutilizar em outras notas. Para mais informações sobre templates clique aqui.

Selecionando os produtos

Nesta tela, você tem a possibilidade de selecionar os produtos desejados, ajustar suas quantidades e valores conforme necessário. Além disso, é possível visualizar o valor total da compra, aplicar descontos, e ainda revisar e selecionar a forma de pagamento mais adequada para a transação.

Informando quantidades e valores de produtos

Aplicando desconto ao valor total

Informando a forma de pagamento

Preenchendo dados da transportadora

Nesta tela, você pode fornecer os detalhes de transporte da mercadoria, incluindo o tipo de frete, a espécie do volume, informações sobre o veículo, seu peso e outros dados pertinentes. Caso precise de orientações mais detalhadas sobre questões de transportem, acesse a seção de logística.

Autorizando uma nota fiscal

Após preencher todos os dados necessários da sua NF-e/NFC-e e salvá-la, você será direcionado para a tela de gerenciamento de notas. Aqui, você encontrará sua nota pronta para ser autorizada. Além disso, terá a opção de visualizar os dados previamente inseridos, realizar edições, se necessário, antes de autorizar a emissão ou até mesmo duplicar o pedido, simplificando o processo para notas semelhantes.

Status de uma nota fiscal

Aqui estão os cinco estados possíveis em que sua nota pode se encontrar:

Este status é exibido geralmente antes do status "Liberado" e indica que a nota precisa da aprovação de um supervisor antes de ser alterada para "Liberado", permitindo assim sua autorização.

Este status indica que a nota está pronta para ser autorizada e emitida.

Quando a nota está neste status, significa que não pode ser autorizada devido a divergências na quantidade dos produtos listados em relação ao estoque disponível.

Este status confirma que a nota fiscal foi devidamente autorizada e está pronta para ser emitida, seguindo o fluxo normal do processo.

Quando uma nota está neste status, significa que foi cancelada, invalidando-a e interrompendo sua emissão.

Se você encontrar qualquer outro status, considere-o uma rejeição e consulte nosso guia de rejeições para obter mais informações sobre como proceder.

Como encontrar uma nota fiscal

Na tela de gerenciar notas, quando você não encontra uma nota que cadastrou, pode ser devido ao filtro de pesquisa que está sendo aplicado. Ao utilizar o filtro localizado ao lado da barra de pesquisa, ele mantém a configuração anteriormente selecionada. É comum que, após cadastrar uma nota, você tente pesquisar utilizando o mesmo filtro anterior, o que pode dificultar a localização da nota desejada. Para resolver isso, é importante sempre verificar qual filtro está sendo aplicado na engrenagem ao lado da barra de pesquisa. Ao fazer isso, você garante que está buscando pelas notas com os critérios corretos e pode encontrar facilmente o que procura.

Nota denegada

Uma nota denegada é aquela que foi rejeitada pela autoridade fiscal, mas não por questões técnicas relacionadas aos dados da nota em si. Em vez disso, a denegação ocorre quando a autoridade fiscal identifica problemas legais ou cadastrais que impedem a emissão da nota. Geralmente, isso acontece quando a empresa emissora da nota não possui autorização para realizar operações comerciais, seja por irregularidades em sua situação fiscal, falta de cadastro ou outras questões legais.

Quando uma nota é denegada, isso significa que ela não foi autorizada para emissão, mas não há problemas técnicos que possam ser corrigidos para permitir sua emissão. As denegações são graves porque indicam que a empresa não está em conformidade com os requisitos legais para realizar transações comerciais naquele momento.

Alguns exemplos de motivos que podem levar à denegação de uma nota incluem:

1. Situação Cadastral Irregular: Se a empresa estiver com a situação cadastral irregular junto à Receita Federal ou outras autoridades fiscais, isso pode resultar na denegação de suas notas fiscais.

2. Omissão de Informações Obrigatórias: Se a nota fiscal não contiver informações obrigatórias exigidas pela legislação fiscal, como dados do emitente, destinatário, produtos ou valores, ela pode ser denegada.

3. Problemas com o Regime Tributário: Se houver inconsistências entre o regime tributário da empresa e os dados informados na nota fiscal, isso pode levar à denegação.

4. Inatividade ou Suspensão do CNPJ: Se o CNPJ da empresa estiver inativo, suspenso ou com alguma pendência, isso pode resultar na denegação das notas fiscais emitidas por essa empresa.

5. Outras Irregularidades Legais: Qualquer outra irregularidade legal ou cadastral que impeça a empresa de realizar transações comerciais de forma regular pode levar à denegação de suas notas fiscais.

É importante entender que uma nota denegada não pode ser corrigida e reemitida. Em vez disso, a empresa deve resolver as questões legais ou cadastrais que levaram à denegação antes de poder emitir novas notas fiscais. Isso geralmente envolve regularizar sua situação fiscal, atualizar seu cadastro e resolver quaisquer outras pendências legais que possam existir.

Informações obrigatórias em uma nota fiscal

Ao emitir uma nota fiscal pelo sistema, várias informações são obrigatórias para garantir sua validade e conformidade legal. Essas informações incluem, mas não se limitam a:

1. Dados do Emitente: Nome ou Razão Social, CNPJ/CPF, Inscrição Estadual, Endereço e Contato.

2. Dados do Destinatário: Nome ou Razão Social, CNPJ/CPF, Inscrição Estadual (quando aplicável), Endereço e Contato.

3. Descrição dos Produtos ou Serviços: Nome, Código, Quantidade, Valor Unitário e Valor Total.

4. Impostos Incidentes: ICMS, IPI, PIS, COFINS, ISS (se aplicável), alíquotas e valores correspondentes.

5. Valor Total da Nota: Soma dos valores totais dos produtos ou serviços, acrescidos dos impostos incidentes.

6. Natureza da Operação: Descrição da natureza da operação realizada, como venda de mercadorias, prestação de serviços, etc.

7. Data de Emissão: Data em que a nota fiscal foi emitida.

8. Número da Nota Fiscal: Número único que identifica a nota fiscal.

Essas informações são essenciais para cumprir as exigências legais e garantir que a nota fiscal seja válida e aceita pelas autoridades fiscais. Embora informações adicionais, como dados da transportadora ou observações, não sejam estritamente obrigatórias para a emissão da nota, podem ser necessárias dependendo da operação e das exigências específicas do cliente ou da legislação local.

Como cancelar uma nota fiscal

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Localizando sua nota

Na tela de gerenciar notas, utilize a engrenagem no canto superior direito para filtrar sua pesquisa e encontrar mais precisamente a nota à ser cancelada.

Abrindo e cancelando sua nota

Clique no ícone do "Olhinho" para visualizar os detalhes da nota em questão.

Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito.

Selecione a opção 'Cancelar', informe o motivo e salve a nota.

Tipos de notas fiscais

No sistema de emissão de notas fiscais, você tem à disposição dois tipos principais:

1. NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) - Modelo 55:
   Esse modelo é amplamente utilizado para transações comerciais e industriais. Ele substitui a nota fiscal tradicional em papel e é emitido e armazenado eletronicamente, proporcionando maior agilidade e segurança nas operações fiscais. A NF-e é obrigatória em praticamente todas as operações de venda de produtos e serviços.
2. NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) - Modelo 65:
   Destinada especificamente para operações de comércio varejista, a NFC-e é uma versão simplificada da NF-e, utilizada para documentar as vendas no varejo ao consumidor final. Ela é emitida em tempo real, diretamente no ponto de venda, e dispensa a necessidade de impressão do cupom fiscal, já que o documento é enviado eletronicamente ao consumidor.

Essa variedade de modelos de notas fiscais eletrônicas proporciona flexibilidade e adequação às diferentes necessidades comerciais e operacionais das empresas. Além disso, a adoção desses documentos eletrônicos traz diversos benefícios, como redução de custos com impressão e armazenamento, simplificação de processos administrativos e maior controle fiscal. É importante conhecer as particularidades de cada modelo e escolher aquele que melhor se encaixa nas características do seu negócio.

Como criar um template

Neste guia, você encontra um passo a passo completo sobre como criar um template de forma simples e eficiente. Templates são padrões de configuração de tipos de NF-e que você cadastra apenas uma vez e pode reutilizar em outras notas. Desenvolvemos este guia para ajudá-lo a compreender todos os procedimentos necessários para a criação de templates de maneira correta. Com dicas práticas e instruções claras, você poderá gerar seus templates com confiança e agilidade, garantindo assim o bom funcionamento e a legalidade das operações da sua empresa.

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Informando um CFOP

Nesta tela, você terá a oportunidade de inserir o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações), visualizar o tipo de documento, definir a origem da mercadoria e especificar o tipo de produto. Essas informações são fundamentais para a correta emissão da nota fiscal, garantindo a adequação às normas fiscais e a precisão dos registros contábeis.

1. Após informar o CFOP você pode visualizar para que o mesmo se destina.

2. Visualize o tipo de documento (Entrada ou Saída)

3. Informe a origem da mercadoria

4. Informe o tipo de produto

Selecionando uma tributação ICMS

Nesta tela, você terá a opção de selecionar a tributação do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). Essa escolha é crucial para determinar a alíquota e as regras de recolhimento desse imposto sobre a operação em questão.

Selecionando uma tributação IPI

Nesta tela, será possível selecionar a tributação do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados). Esta seleção é essencial para determinar a alíquota e as regras de recolhimento deste imposto sobre o produto em questão.

Selecionando uma tributação PIS/COFINS

Nesta tela, você terá a oportunidade de selecionar a tributação do PIS (Programa de Integração Social) e da COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social).

Informando dados finais

Nesta etapa final, você fornecerá os dados necessários para concluir a criação do template. Aqui, inclua o indicador de operação de presença, o indicador de operação de consumidor final, a finalidade da emissão, a forma de emissão, o modelo da nota e, por fim, nomeie o template de acordo com sua preferência. Essas informações são essenciais para configurar o template de forma precisa e alinhada com as necessidades específicas da sua empresa, garantindo a eficiência e a conformidade nas futuras emissões de notas fiscais.

Após informar essas informações, você já pode salvar seu novo template.